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デジタルアーカイブ

事例紹介

凸版印刷広報本部では、2006年に、トッパンの歴史・文化を後世に継承していくことを目的に「企業情報資料室」を設置し、これまで社内資料の収集に取り組んできました。2016年からは、集まった資料を基に企業アーカイブを構築するフェーズ（段階）に移行し、ソーシャルイノベーションセンター（SIC）が培ってきたノウハウを活かし、「企業アーカイブ」を構築しています。

企業アーカイブ構築プロセス

① 調査・設計

企業アーカイブ構築のための工程は、社内外から集めた膨大な資料の調査と、アーカイブの設計から始まります。やみくもにデジタル化や資料整理作業に着手するのではなく、どのような資料がどれくらいあるか、おおよその全体像を調査し、整理の基準や優先順位を決め、整理計画の策定やアーカイブ全体の設計を行います。

Before
After

② 環境の整備・業務設計

次に、資料を一元管理するためのデータベース等の環境を整え、資料のサイズや数量にあった保管棚の設置や長期保存に適した容器を導入します。資料は劣化しやすいので、それを少しでも防ぐための方策なども検討します。同時に、継続的に資料を整理し、アーカイブを拡張していくための作業フローや手順の設計を行います。企業アーカイブは、一度構築して終了するものではなく、継続的に増えていく資料を整理し、企業アーカイブとして保管し続ける、そのための効率的な手法を設計する必要があります。

③ 継続的な資料整理の推進

資料は1点1点にナンバリングを施し、資料の外観が確認できる画像とともにデータベースに登録し、その後所定の場所に収納していきます。この登録作業を、日々集まる資料について継続的に行っていきます。実作業については、凸版印刷のグループ企業であるトッパングラフィックコミュニケーションズ（TGC）が行っています。
登録作業が進めば、資料を検索し、収納場所を確認して閲覧することが可能になり、資料の利活用の幅が大きく広がります。

資料の受入れフロー整備とマニュアル

撮影
資料情報登録

継続した資料整理

担当者の声

－今後の企業経営に役立つアーカイブの構築を－

凸版印刷の企業アーカイブ構築は、主幹である広報本部と、通常は社外のお客さまの業務を受託する部門であるソーシャルイノベーションセンター（SIC）が共同で推進しています。広報本部内の担当者（2名）だけで実施しようとすると、どうしても資料の整理や登録作業に追われ、そのアーカイブをどのように運営し利活用していくかという方針の策定が後回しになり、効率的、効果的なアーカイブの構築ができなくなる恐れがあります。
（上段左から）SIC 立木、TGC 松井、SIC 鈴木
（下段左から）広報本部小松原、木幡

そこでアーカイブの構築にあたり、広報本部が方針の決定、資料内容の判断、社内外に向けた情報の発信を担当し、SICが調査、業務設計、データの登録作業など専門性が求められる実務を担当するように、役割を分担しました。双方の立場から意見を出し合い、連携しながら進めたことで作業を効率化することができました。
アーカイブすべき資料は日々生まれてきます。機を逃さずに必要な資料を収集するには、こうした活動を社員に知ってもらうことが重要です。そのために、部署では不要となった資料を廃棄する前に、一度広報に声をかけてもらえるよう社内への周知も行っています。また社内だけでなく、OB・OGたちの協力も不可欠で、様々な機会を捉えて協力を依頼し、アーカイブの利活用の重要性を広めています。
企業アーカイブは、その構築目的を明確化することが重要です。企業活動を行う上で様々な課題に向き合う機会がありますが、企業の歴史をさかのぼって学ぶことでこれらの課題解決に役立ち、社員とのビジョン共有や企業ブランドの構築にもつながっていくと考えます。
トッパンが自社で培ったノウハウを提供することで、企業の皆さまの経営課題解決・インターナルコミュニケーション活性化のお役に立てると考えています。

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