自治体の業務効率化を目的とした
総務事務センターの設立・運営

［課題背景］

全国の自治体では、多様化・複雑化・個別化する住民ニーズに対応するための業務量が増加しており、現状のままでは行政運営を維持できない可能性があります。
このような将来に備え、世田谷区では持続可能な新たな行政経営への移行を着実に推進するための計画として「新たな行政経営への移行実現プラン」を策定しました。
本プランでは、職員が住民サービスの維持・向上や企画立案に集中できるよう、アウトソーシングを活用した横断的な体制を構築し、業務効率化を実現することが求められています。
その一つの施策として、全庁的な事務の効率化・総務事務に対する人的資源投入量の最小化を目的とした「総務事務センター」の開設が決まりました。

［事業概要］

世田谷区の負担軽減を目指し、約80の人事・給与・福利系業務を対象とした「総務事務センター」の開設準備及び管理・運営業務を実施しています。
TOPPANの強みであるBPO・BPR・DXの３機能を連動させながら、領域横断型アウトソーシング（行政事務センター）管理手法のナレッジを活用し、自治体の業務効率化を推進しています。

［具体的な取り組み］

• 総務事務センターの開設準備

  単なる業務委託の遂行だけではなく、中長期的に業務改善効果を出すことが重要と考え、「現状に即した改善活動」「あるべき姿に向けた改善活動」「それら改善の先にあるシステム開発」から成る自治体の業務効率化・DX化手法を提案・実施しています。
  併せて、業務の庁舎外拠点化を推進し、弊社拠点による総務事務のオフサイト開設を準備しています。具体的には、オンサイト（庁舎での執務）とは異なる業務プロセスの整理やセキュリティ対策、リスクマネジメントの提言・実施を行っています。まずは、負担や処理工数が高い年末調整に関する業務を年内にオフサイトに移行し、その他業務も令和8年以降を目途に順次移行する計画です。

• 総務事務センターの管理・運営

  TOPPANのもつ行政事務センターをベースとした領域横断プロジェクトの立上げナレッジを活用し、業務内容の徹底的なドキュメント化を進め、業務の属人化解消を推進しています。
  一般的な業務委託の課題として、数年後に自治体職員が業務内容を把握できず、委託事業者のディレクションが困難になることが挙げられます。
  TOPPANでは、業務改善を目的としない業務委託は提案いたしません。改善のうえ工数を圧縮した業務は、自治体ごとの希望に応じ、職員にお戻しすることも想定した設計を行います。そのため、前述のとおり業務マニュアルは、徹底的なドキュメント化を進め、職員が作業されることも想定した構成とします。
  また、プロジェクトに変化はつきものという認識のもと、運用開始後も要件変更や業務改善に伴うマニュアル更新を行うアジャイル型設計を採用しています。このアジャイル型設計により、国や都の制度変更にも柔軟に対応できるプロジェクト体制を整え、自治体の業務効率化に貢献しています。

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  中長期的なDX化全体像

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  伴走型支援による業務設計・運用

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  全国のオフサイト拠点