自治体の文書管理を適正化するには？システム導入のポイントも解説

自治体における文書管理は、法令遵守や情報公開の観点から重要性が高まっている一方で、紙とデジタルの混在や検索性の低さなど、多くの課題を抱えています。単なる電子化だけでは解決が難しいため、業務プロセスや運用の見直しを含めた対応が必要です。

本記事では、自治体における文書管理の課題や適正化を行うメリット、効率化に向けた具体策、システム選定のポイントをわかりやすく解説します。

自治体における文書管理の役割

自治体には、公文書管理法に基づき、行政活動の記録である公文書を正確かつ体系的に作成・保存し、後世に検証可能な状態を確保することが求められます。文書の発生から保存・廃棄までのライフサイクル全体を通じて、電子・紙を問わず、検索性・真正性・完全性を担保した運用を整備することが重要です。

ここでは、自治体における文書管理の役割として、作成から廃棄までの基本的な文書管理業務について解説します。

作成

文書を作成する際は、行政の意思決定や業務の経過を後から追跡できるよう、必要な事項を漏れなく記録する必要があります。件名・作成日・作成者・決裁経路といったメタデータを明確に付与し、誰が見ても理解できる形で整備することが求められます。

また、後の検索や利活用を見据え、分類基準や文書体系に沿った一貫性のある形式で作成することも大切です。さらに、電子・紙を問わず真正性・完全性を確保し、改ざんや紛失を防止するとともに、将来的な情報公開や監査に対応できるよう、客観性と説明責任を担保した内容とすることも不可欠です。

管理

文書の所在や状態を常に把握し、適切に管理することが重要です。文書分類表や保存期間区分に基づき、電子・紙を問わず体系的に整理・保管するとともに、アクセス権限や操作履歴を管理し、情報漏えいや改ざん、誤操作を防止します。

さらに、AI等の活用により分類・検索・更新の効率化を図り、継続的な運用改善につなげることが望ましいです。

保存

文書は重要度に応じた保存期間を設定し、計画的に保存する必要があります。電子・紙それぞれの特性に応じて、劣化や消失、改ざんを防ぐための適切な保存環境を整備します。

また、将来にわたり閲覧・利用できるよう、ファイル形式や媒体の可読性を維持するためのフォーマット管理や移行対応も重要です。さらに、災害やシステム障害に備え、バックアップや分散保管などのリスク対策を講じることが求められます。

利用・公開

行政の説明責任を果たすため、公文書は適切に利用・公開することが求められます。個人情報や機密情報の保護に配慮しつつ、公開範囲や基準を明確に運用することが重要です。また、庁内でも文書を共有・活用し、業務効率化や政策立案に資するナレッジとして活かすことが期待されます。

さらに、歴史的価値のある文書は、国立公文書館等を通じて広く公開することで、住民の知的資源として活用することが可能です。加えて、デジタル化や検索システムの活用により、誰でも迅速に必要な情報へアクセスできる環境整備が求められます。

廃棄

保存期間を満了した文書は、定められた手続きに基づき適切に廃棄する必要があります。廃棄の際は、事前に歴史的価値の有無を評価し、必要に応じて公文書館法に基づき移管対象を選別します。恣意的な廃棄や誤廃棄を防止するために必要なのが、判断基準や承認プロセスの明確化です。

個人情報や機密情報を含む文書は復元不可能な方法で安全に処理し、廃棄履歴を記録・管理して後から検証可能な状態を確保します。さらに、電子・紙それぞれに応じた適切な廃棄方法を整備し、コンプライアンスと情報セキュリティの両立を図ります。

自治体が文書管理を適正化するメリット

文書管理の適正化は、業務効率の向上やリスク対策の強化、住民サービスの質の向上など、自治体運営全体に幅広い効果をもたらします。ここでは、その具体的なメリットについて解説します。

行政実務の効率化

文書の検索や共有が容易になることで、「探す・確認する」時間を大幅に削減できます。電子決裁やワークフローの整備によって承認プロセスが迅速化すれば、業務の停滞を防ぐことも可能です。

また、文書の分類・整理を標準化することで属人化を解消し、誰でも一定の品質で業務を遂行できるようになります。さらに、紙と電子の一元管理により二重管理や重複作業を削減し、AI等の活用によって職員が本来業務に集中できる環境が整います。

リスクマネジメントとコンプライアンス強化

公文書管理法等に基づく適正な文書管理により、法令遵守体制を強化することが可能です。文書の保存・廃棄ルールや履歴管理を徹底することで誤廃棄や紛失などのリスクを低減し、アクセス権限や操作ログの管理によって、情報漏えいや不正利用も防止できます。

また、情報公開請求や監査に迅速かつ正確に対応できる体制を構築できるだけでなく、災害やシステム障害時にも文書を保全できる仕組みによって業務継続性（BCP）の確保にもつながります。

住民サービスの向上と信頼の醸成

必要な文書へ迅速にアクセスできることで、窓口や問い合わせ対応のスピードと正確性が向上します。過去の記録や経緯を即座に参照できるため、住民への説明責任も果たしやすくなるでしょう。

また、情報公開請求にも適切に対応できることは、行政の透明性と公平性の向上につながります。部署間での情報共有が進むことで対応のばらつきを抑え、一貫性のあるサービス提供が可能です。ひいては行政への信頼感や安心感の醸成にも効果が期待できます。

庁舎内の有効活用とコストカット

文書の電子化・ペーパーレス化により、キャビネットや書庫の占有スペースを削減できます。空いたスペースは執務エリアや住民サービス空間として有効活用でき、庁舎の利便性向上にもつながるでしょう。

また、印刷・保管・輸送にかかるコストを削減し、運用コスト全体の最適化を図ることも可能です。さらに、文書保管業務の効率化によって人的コストや管理負担も軽減されることで、長期的には省力化が進み、持続可能な行政運営にも寄与します。

自治体の文書管理における課題

法制度やデジタル化の整備が進む一方で、現場の運用は十分に追いついておらず、さまざまな課題が顕在化しています。とくに大きな障壁となっているのは、紙とデジタルが混在する過渡期における効率の悪さや、仕組みを活かしきれない運用面の問題です。

ここでは、自治体の文書管理における主な課題を、項目ごとに解説します。

デジタル化の遅れや紙・デジタルの二重管理による負担

紙文書と電子データが混在し、同一文書の二重管理が発生していることが、大きな課題です。電子化が進んでも運用ルールが統一されず、紙ベースの業務が残存していることで、スキャンや登録、保管といった手作業が増え、かえって業務負担が増大するケースも見られます。

また、文書の所在が分散することで最新情報の特定に時間を要し、管理コストや運用の非効率が生じています。

利活用のしにくさ

文書の分類や命名ルールが統一されていない場合、キーワード検索でも目的の文書にたどり着けないことがあります。また、スキャンされたPDFが画像データのまま蓄積されることで、内容検索や再利用が困難になるケースも少なくありません。

さらに、システムの操作性が悪いと、現場に定着せず十分に活用されない状況が生じます。その結果、文書が蓄積されるだけでナレッジとして共有・活用されず、業務改善や政策立案に活かされていない点が課題となっています。

適正管理を支える人材の不足

文書管理に関する専門知識や運用ノウハウを持つ人材が不足していることも、課題の一つです。担当者に業務が集中し、属人化や引き継ぎの難しさが生じているだけでなく、異動や人事ローテーションにより、継続的な運用や改善が困難になるケースもあります。

また、デジタル化やシステム活用に対応できる人材が限られており、全庁的なルールの浸透や教育も不十分なため、管理水準にばらつきが生じています。

自治体の文書管理を効率化する方法

文書管理の課題を解決するには、単なるデジタル化にとどまらず、業務プロセス・体制・ツールを一体的に見直すことが重要です。ここでは、自治体における文書管理の効率化方法について解説します。

文書管理プロセスの見直し（BPR）

文書管理の効率化には、現状の運用を可視化し、無駄や重複を排除したうえで持続可能な仕組みへ再設計することが重要です。文書の発生から保存・廃棄までのライフサイクル全体を整理・標準化し、紙前提の業務フローを見直して電子化を前提としたプロセスへ転換しましょう。

また、部署ごとの運用ルールのばらつきを統一し、全庁的な共通ルールを整備することも不可欠です。さらに、業務プロセスとシステムを連動させることで運用とツールの乖離を解消します。

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外部リソースの活用（BPO）

スキャン・登録・整理といった定型業務を外部に委託することで、職員の負担を軽減し、本来業務に集中できる環境を整えられます。また、文書管理やアーカイブに精通した専門家と連携することで、適正なルール設計や運用改善を効果的に進めることが可能です。外部の知見を取り入れることで、自庁だけでは気づきにくい課題の可視化と解決にもつながります。

さらに、システム導入や運用支援を外部ベンダーに任せることで、スムーズな定着と継続的な改善を実現できます。人材不足を補完しつつ、効率化と品質向上を両立した持続可能な体制を構築できる点が、大きなメリットです。

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文書管理システムの導入・最適化

文書管理システムを導入することで、電子・紙文書を一元的に管理し、検索性や共有性を高めることができます。文書分類やメタデータ付与を標準化し、誰でも必要な情報に迅速にアクセスできる環境を整備することが重要です。

一方で、一般的なファイルサーバーなどを導入するだけでは「どこに何があるかわからない」状態に陥りやすいため、単なる保管にとどまらず、活用や検索のしやすさを重視したシステム選定が求められます。運用ルールとシステム設定を連動させ、現場で使いやすい形に最適化することで、定着と効果の最大化が図れます。

TOPPANの「Con:tegration®」は、AIによる自動分類や横断検索により、文書を単なる保管物から「活用できる情報資産」へと転換可能です。文書のデータ化はできたが整理が不十分でほしい情報を探すのに時間がかかる、という課題を解決します。

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自治体向け文書管理システムの選定ポイント

文書管理システムの導入効果を最大化するには、自庁の業務や制度要件に適合したものを選定することが重要です。とくに自治体では、法令対応や運用のしやすさなど、複数の観点から総合的に評価する必要があります。ここでは、主な選定ポイントについて解説します。

国の標準仕様に対応しているか

デジタル庁が策定する「地方公共団体情報システム標準仕様」に準拠しているかを確認することが重要です。データ要件や連携要件に対応することで、他システムとの円滑な連携や将来的な拡張が可能となり、制度改正や標準化の進展にも柔軟に対応できます。

また、共通機能の標準仕様に適合していることで、自治体間の運用の均質化やベンダーロックイン（特定のベンダーに依存し乗り換えができなくなること）の回避にもつながります。

真正性を担保する仕組みがあるか

文書の改ざんや不正な更新を防止し、信頼性を確保できる仕組みが整備されているかを確認することが不可欠です。操作履歴（ログ）を記録し、文書の作成・更新の経緯を後から追跡できる状態を保つ必要があります。

また、電子決裁や承認履歴により意思決定プロセスを可視化できることもポイントです。さらに、版管理やタイムスタンプによって原本性や更新履歴を適切に管理できるか、アクセス権限の制御により不正アクセスや誤操作を防止できるかを見極めることが求められます。

検索性・情報活用性に優れているか

必要な文書を迅速に検索できる機能が備わっていることが重要です。全文検索やメタデータ検索など多様な検索手段に対応していることで、目的の情報に効率よくアクセスできます。また、スキャン文書も含めて内容検索が可能であることにより、情報の取り出しやすさが向上します。

さらに、文書を横断的に参照でき、過去の情報を業務や政策立案に活用できるかもチェックしましょう。AI等を活用した分類・検索によって、蓄積された文書を有効に活用できる環境を構築することで、より効果的にデジタル化した文書を活用できます。

紙との併用期間にも利用しやすいか

紙と電子が混在する移行期には、スキャンや登録作業が効率化され、現場の運用に無理なく組み込めることが重要です。そのため、紙文書と電子文書を一元的に管理し、二重管理の負担を軽減できるかを確認するとよいでしょう。

また、紙文書の所在情報も含めた管理ができ、必要な文書にスムーズにアクセスできる環境が求められます。さらに、段階的な電子化に対応しつつ、既存の紙業務とも連携しやすく、職員にとって使いやすい仕組みであるかを見極めることが重要です。

安全性に問題がないか

安全性の確保は、自治体の行政運営において欠かせない重要な観点です。そのため、情報漏えいや不正アクセスを防ぐためのセキュリティ対策が十分に講じられているかを確認する必要があります。とくに、アクセス権限の細かな設定により、利用者ごとに適切な閲覧・操作制御ができることが重要です。

また、データの暗号化や通信の保護により、安全に文書を取り扱える環境が整備されているかもポイントとなります。バックアップや災害対策によってシステム障害時にもデータを保全できることに加え、監査ログの取得や不正検知機能により、セキュリティリスクに迅速に対応できるか確認しましょう。

ニーズに合った文書管理システムを導入して自治体DXを推進

自治体における文書管理は、法令対応と業務効率化を両立する基盤として、DX推進の中核を担います。そのため、自庁の課題や運用実態に合ったシステムを選定・最適化することが、効果を最大化する鍵となります。また、プロセス見直しや外部リソースの活用と組み合わせることで、持続可能な運用体制の構築が可能です。

文書を単なる「保管」から「活用」へと転換することで、ナレッジ共有や政策立案の高度化にもつながります。さらに、適切な文書管理基盤を整備することで、住民サービスの向上と行政への信頼性向上を実現可能です。

TOPPANでは自治体の文書管理をご支援しています。進め方にお悩みの際はぜひご相談ください。

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